【解惑钉钉】+钉钉助力企业节约成本、信息化提速
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  • 场景一:

    我们是一家百人规模的互联网企业,有自己的OA系统,现在主要面临的问题是流程运转缺乏必要的提醒机制运转缓慢,第二个问题是各部门之间的沟通不畅通,无效沟通和等待时间太长。听朋友介绍了钉钉,但是不知道钉钉能不能真正解决上述问题,如果可以的话要怎么做呢?

    面对上述场景,正好想到前不久一个曾经的同事企业遇到的问题,他们的境况真的太一样了,也是一个百人的互联网企业,企业几年来通过自建的模式,OA、企业邮箱、内部通讯等一体的信息化平台搭建的基本完善;搭建平台开发支出、平台维护、服务存储等费用都是过去时了,这里不多阐述,他们目前主要的问题点在于以下几点,同时我们对比目前钉钉使用的实际情况,更加直观对症下药,解决问题。

    1、维护费用大、成本高,服务器托管费用每月2800左右、一名平台开发维护人员15000元/月;合计月固定费用18000元左右;年支出:216000元左右,细细一算,这费用可真是不低哈;目前钉钉平台是免费使用的,维护费用基本是0;虽然钉钉的日常维护需要企业自行完善,但是目前企业内部钉钉管理员基本是人事方面的同事,公司人事肯定是缺一不可的,无非是岗位职责的划分,这点针对企业的成本控制可不是一点半点的,一对比一目了然。

    2、系统安全性担忧;自建平台、服务器的安全、网络安全都需要自行维护,维护人员压力不小,万一有个什么病毒感染什么,直接考验企业自建平台的安全性,数据丢失泄露更是不可估量的损失,可选用第三方平台同样也面临这块问题,总感觉平台是别人的,自己在裸奔,谈到这个问题,我当时和同事说,这就好比你给钱存银行和放在家里,放在家里丢失了只能是你自己的责任,存在银行你还能通过法律途径找银行责任,是不是更保险呢 ?数据安全也如此,钉钉品台,作为阿里系亿万级的大数据处理品台,无论是安全性还是保密性都是毋庸置疑的,术业有专攻,我们大可放心专业的服务。

    3、实用性、这里我们主要涉及内部即时沟通、沟通效率、审批等功能的呈现,针对场景的问题,我们可以通过阐述钉钉的操作对比来解决痛点

    3.1流程运转缺乏必要的提醒机制运转缓慢,根据描述感觉就很原始,猜测应该走一个审批后,接下来就是漫长的等待,真等不急了,电话催下或者其他通讯工具催下,缺少信息扭转的同步,缺少信息状态展示,钉钉审批是如何做的呢 ?首先我们简单说下如何完善钉钉审批

    1、提前梳理企业内部所有审批流程,并以文档形式呈现,提报各部门确认;

    2、根据现有审批文件形式,确立线上流程表单,如费用报销我们需要哪些表单要素等等;

    3、钉钉管理员根据确认的流程和流程表单格式,维护到钉钉审批中;

    4、全员启用钉钉线上审批,必须要纸质签批的可同时填写纸质单据;

    5、流程审批过程中,提交人可实时查询审批状态,必要时可以通过钉钉应用内沟通、短信、电话、DING即时沟通,简单、便捷、高效;

    5、审批数据可以通过智能报表汇总,进行精细化的数据分析。

    有了以上的基础环节,钉钉审批便可纳入日常使用、如A同事发起一个请假审批的场景

    A同事下周家里有事,需要请假,A同事只需要在钉钉PC端或移动端填写好请假内容,钉钉审批根据已有的审批流完成信息的传递,各节点审批人审批即可,如下图:

    在发起审批过程中,我们可以实时通过PC端或手机移动端查看审批过程,如果发现很长时间审批人没有动静,这时候我们可以主动发起沟通催办,同时如果我们的审批有问题,我们也可以及时撤销重新再发起,如下图

    通过以上环节对钉钉审批的描述,我们是完全可以主动管理自己的审批,快速进行信息扭转,彻底告别运转缓慢的问题,钉钉的实时提醒也是贯穿整个审批流程的,对应的问题肯定是迎刃而解。

    3.2部门之间的沟通不畅通,无效沟通和等待时间太长,从这个问题出发,我们会发现有一个共同点,沟通缺少主动性,如果A同事给B同事发一条内部消息,以往沟通工具中可能不知道B是看没有看,还是B看了不想回复呢,很伤神,而这个问题在使用钉钉沟通过程中,是完全可控,可主动的,当我们发一条信息后,可直观查看这条信息的状态,钉钉的已读未读提示给我们解决很大问题,如下图

    多人沟通也是如此,如图

    同时我们在日志工作汇报等过程中,也是可以主动查看汇报对象是否及时查看汇报内容,并且可主动做有必要的提醒,如下图

    通过以上三方面简单的描述,我们可以很直观结果;当然这些仅仅作为钉钉管理的部分基本功能,可以毫不夸张的说,在目前的信息化办公方面,钉钉是真正做到普惠大众,助力千万企业在企业信息化建设方面、节约成本方面发挥重大作用。

  • 1 楼

    @程晓刚  一站式解决了企业办问题👍

  • 2 楼

    超级详细的场景痛点分析以及解决方案的提供,非常实用,为拂晓大大点赞😊

  • 3 楼

    普惠大众,助力企业发展!

  • 4 楼

    感谢您的分享

  • 5 楼

    @程晓刚 说:

    1、维护费用大、成本高,服务器托管费用每月2800左右、一名平台开发维护人员15000元/月;合计月固定费用18000元左右;年支出:216000元左右,细细一算,这费用可真是不低哈;

     您的这个计算,能不能再细化一些,比如几台服务器,开发维护人员的具体工作内容!(感觉这个费用太高了,跟我理解的相差太远)

  • 6 楼
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  • 7 楼

    普惠大众,节约成本👍

  • 8 楼

    感谢分享,学习了

  • 9 楼

    近期公司启用了很多功能了,大家用起来也是很顺手,钉钉使用率提高了,大家的工作也慢慢趋向井然有序