【解惑钉钉】文件管理不头疼
    浏览: 171
    回复:
  • 【解惑钉钉】文件管理不头疼

    接上一期继续分享钉钉是怎么帮忙企业管理人员解决文件管理头疼的问题,本文也是用对比的手法来表写。

    一、电子文件保存问题,在企业存在的普遍现象就是文件各存各的,你修改了部分内容,他不知道,一查找文件,同名的一大堆,都不知道以哪个为准,这个是在能查到的情况下,那么文件查找困难主要凸显在什么地方呢?

    企业在运营过程中所产生文件量非常非常大而且存储分散,储存方式多样化,忘记文件名,文件名重复或存储位置多到无法分辨的现象时有发生。

    根据自身经历和相关调查,企业中每人每天在查找文件上浪费的时间至少是30分钟,根据这个数据参考计算,那么每人每年有半个月都是在查找文件,这样计算下来由几百人组成的企业浪费的人力成本就非常巨大,这些隐性的成本就是企业的利润和发展的活动经费,无形中增加了企业大量的人力和时间成本。这还是电子文档,可以智能化搜索,但也解决不了共享的问题,钉钉就不一样了,可以共享,可以查找任意版本,可以自动保存和备份。

    并且直接给你分类:文件、图片和链接,让你方便查找。

    二、那纸质版的文件又有哪些问题呢?

    1首先纸质文档难储存,现在,都还有很多企业是在用纸质文档管理。一些企业虽然以电子文档为主要信息载体,但传阅或归档整理时仍然会大量使用办公纸张。办公纸张的浪费也会给公司造成了很大压力,也很难控制使用情况。除此之外,纸质文档非常难以储存,不仅需要占用大量的存放空间,并且非常容易丢失,沾水后造成不可修复的损坏,并且完全无法行程智能检索。任何环节出现问题都会使得以前的信息资料流失,还要重新投入成本调研。由于无法检索,只能翻箱倒柜逐个查找,造成了大量时间与材料的浪费,不仅给企业相关管理人员带来极大的困扰,还与当前"无纸化办公"的理念相背离。

    (图片来源于网络)

    2文件版本混乱:在企业运作过程中往往会产生数量庞大的文档,每份文档每天都要经过大量工作人员的反复传输,包括如:宣传材料、合同、报价单、方案等重要文件,根本无法做到版本统一,版本混淆造成工作失误在所难免。如果签合同时误用了已作废的合同原本后果不可设想。

    3纸质文件难以流通、共享;大型企业内部常有几十个甚至几百个部门及分公司,员工数量则更为庞大,同部门、项目组的人员之间,通常需要频繁地交换、共享文件。如果企业没有为自己的员工提供便利的文件共享手段,那么文件发送、更新将变得非常浪费时间,文件检索和电子档案管理的难度很大,致使工作效率极为低下,成为企业信息化管理的瓶颈。虽然市面上有很多管理软件,但是企业所要承担的费用也高得吓人,钉钉除了能满足企业的基本需求外,还提供氚高级版云开发平台的接口,让企业管理有无限可能。

    三、随着企业的发展,文件量会成倍的增长,越来越多的文件散乱储存在数十台至数百台电脑中,其中各种各样的电脑,公司和个人的电脑,想要将所有的文件集中统一管理是根本无法实现的理想。每个员工的文件组织和命名习惯各不相同,哪些文件有价值,哪些没价值,其他人根本就很难知晓,最大的风险还是在于误删和被蓄意外泄文件。并且企业文件越是分散,可管理性就越差,如果管理人员无法收集文件、无法统一规范,就难组织和重用文件,导致心血付之东流。在文件严重分散的企业中,员工离职、工作交接时,文件流失、关键的信息和知识断层是经常发生的,而且隐蔽性非常大。甚至有些员工往往会因为没时间做交接工作,造成大量的重要文件不为人知的丢失和遗忘,导致丧失他的价值。

    这些现象成为了绝大多数企业文档管理方面的病灶,但是在钉钉,可以给你缓解这个病,至少让你使用起来不头疼,减轻很多事务性的工作,同时降低管理风险。