我和钉钉项目的故事+学校公文邮件收发
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    • 学校已经正式使用项目任务+审批,应用于学校公文邮件收发、学生资助工作,等。

    • 简单介绍,但愿能给大家提供一些参考,使项目能够应用到更多的实际工作中。

    一、学校公文、邮件收发工作流程

    二、为什么使用项目--任务?

    • 从2019年学校公文邮件收发已经使用审批,符合无纸化办公趋势
    • 现在使用项目 = 任务+审批,轻松无缝对接

    使用项目--任务之前,痛点很多

    • 所有公文邮件只管送达,提交审批虽可溯源,但不掌握执行情况
    • 有时接到教育局催办电话,大量人工沟通,耗时费力
    • 每个环节有没有实际落地执行,难以核对

    使用项目--任务之后,提高工作效率

    • 项目执行过程中涉及到的任务节点,只需要填写好责任人和时间要求,就可以开展工作
    • 流程标准化,从邮件收发、送达到任务完成形成闭环,领导可全程了解
    • 无需增加工作量,任务完成后只需点击完成,或报告主管领导、党政办,统一登记


    三、项目建立和添加任务

    • 详见钉钉项目官方教程:


    四、项目--公文邮件收发

    • 打开项目空间首页,点击“+ 项目”按钮即可新建项目
    • 同时会建立一个项目群,把相关领导、各处室领导添加到项目群


    • 一级任务:可按月设置为一级任务,方便归档
    • 二级任务:一份公文或一份邮件是一个二级任务,是一级任务下面的子任务
    • 三级任务:如果公文邮件涉及多个部门,可以在下面分解多个三级任务,把任务分配到具体负责人,协同办公


    • 填写任务名称负责人(或角色
    • 日期:是完成任务的期限
    • 编辑描述:可填写任务详情
    • 优先级、工时:选填
    • 记录于:是任务完成的时间记录在哪一天,选填


    五、任务+审批

    •  点击任务详情,即可添加审批(注:下图来源官方项目教程)


    • 在任务详情的右上角,会有一个“添加审批”印章图标(注:下图来源官方项目教程)


    • 也可以在“设置”--“字段设置”,添加一个“审批”的字段


    • 添加审批单,相当于通知领导签字审批,也可在审批流程中设置抄送相关负责人
    • 领导审批后,还可以打印纸质审批单送达相关领导审批,再安排各处室的工作
    • 审批:传统(纸质审批单)+无纸化办公(审批单设置抄送相关负责人)

     

    六、任务设置责任人和时间要求,就可以开展工作

    •  除了添加审批,还可以设置任务:负责人或角色,完成日期,在“编辑描述”中列出任务的简单事项,优先级,参与人,等等。
    • 如果任务负责人需要设置多人,也可以考虑使用角色。



    七、任务送达、督查、催办:

    •  设置“负责人”后,项目会通过钉钉“单聊”给负责人通知任务内容(无纸化办公),负责人会自动收到任务,所有成员都会在“我的任务”中看到。
    • 可以看到负责人“未读”“已读”任务要求,督促各处室开展工作
    • 任务完成:在任务名称的空心小圆圈上点击一上,就会变成实心带勾的小小圆圈,且任务名称中间有一条水平划线
    • 没按时完成任务的,可通过“催办”给负责人发送DING
    • 无纸化办公可不打印审批单,但还是有必要在任务中添加审批,因为审批单有领导签字了,就比较容易安排任务。且审批中设置了“抄送人”就可以通过钉钉工作通知转达负责人



    八、任务完成、督查

    •  任务完成会通过项目群,由项目小助手播报项目进度。


    • 也可以在项目任务列表中“筛选”:所有任务、未完成任务、已完成任务


    • 电脑、手机端均可查看“项目概况”,随时 了解项目的进展


    • 还可以点任务详情中的“…”设置:领导督促、检查、验收用
    • 添加前置任务:前置任务未完成,后面的任务是不可以点击完成的。

      2.添加检查项:点击任务完成,必须设置的领导检查项都勾选通过。

    • 做到工作有布置,任务有落实,结果有检查


    九、几点体会

    • 公文邮件收发项目(任务+审批),已经应用在党政办日常工作中,带来很大的工作便利。
    • 凡是工作中涉及到多个部门合作完成的工作,都可以考虑用项目任务来管理,如学校每个学期的学生资助工作、控辍保学工作,等。


    • 但愿尽快实现一个项目群关联多个项目,方便固定的人员参与多个项目的工作。钉钉项目可以支持1个项目关联多个群,这些群会升级成为项目群,随着参加的项目越多,加入的群也越来越多,项目人员需要在名个项目群中跑来跑去,确实有点不方便。官方教程说“备注:暂不支持1个群关联到多个项目中”。
    • 任务+审批:任务(负责人)和审批(抄送)都可以传达布置工作,任务有检查统计,审批可方便打印审批单(纸质送达),两者完美结合,工作就容易开展。
    • 建议:1. 项目任务中增加关键词搜索功能。2.批量建立多个任务。3.“参与人”也可以选择角色添加。

     

  • 1 楼

    @黄祥光   必须点赞,写的太详细了

  • 2 楼

    既详细又实用!👍

  • 3 楼

    这样的项目无懈可击了

  • 4 楼

    写的非常好,关键是要看学校的领导和使用者能不能接受这种项目管理的方式了

  • 5 楼

    @吴宝庆  主要是有利于自己的工作,都可以先用。钉钉项目任务+审批处理日常的公文邮件,流程规范,送出去的邮件也有据可查。有部分领导“已读”分配的任务,“未读”的就打印审批单、文件送达。刚开始有部分没有适应是正常的,也是可以理解的。

  • 6 楼

    太棒了!期待大大的更多作品!受益匪浅!

  • 7 楼

    @代万峰 非常感谢团长平时的热心指导!还请以后多多指教!

  • 8 楼

    @王鹏  现在就是用项目任务+审批,处理公文邮件。资助工作也开始用项目来管理,“已完成”、“未完成”的一目了然,确实方便。但愿大家在自己的日常工作中,也能用上钉钉项目。

  • 9 楼

    @社区用户-3pqs  希望大家都能结合自己的工作需求,能用上钉钉项目。

  • 10 楼

    @云飞扬  是的,钉钉项目方便工作。

  • 11 楼

    @黄祥光 主要看大家用到什么程度 现在日常办公都用钉钉 以及学生网课等

  • 12 楼

    请问办公系统内的公文修改留痕是如何处理呢? 

  • 13 楼

    非常不错,顶一下